Команды форматы ячейки граница в таблице позволяют. Форматирование ячеек. Добавление границ для отдельных ячеек

Об условном форматировании

Условное форматирование применяют для выделения из общего массива данных, отвечающих некоторым условиям. Условное форматирование можно применять как к данным, введенным с клавиатуры, так и к результатам вычислений. Чаще всего условное форматирование применяют к числовым данным.

Данные, отвечающие заданным условиям, выделяются специальными элементами оформления или измененным форматированием (параметры шрифта, границы, заливки).

Условный формат можно установить для одной ячейки или диапазона ячеек. На ячейку или диапазон ячеек можно накладывать до нескольких разных условий.

Установка условного форматирования ограничивает обычное форматирование ячеек: параметры формата, определяемые наложенным условием, невозможно изменить обычными средствами.

Выделение значений

С помощью условного форматирования можно выделить значения, отвечающие какому либо условию (больше, меньше, между, равно и др.).

Название и содержание окна настройки параметров условия зависит от выбранного условия. Например, при выборе условия Между можно указать минимальное и максимальное значения, а также выбрать способ выделения (см. рис.2).

При выборе условия Дата можно выбрать отношение выделяемых ячеек к сегодняшней дате (Вчера, Сегодня, Завтра, За последние 7 дней и т.д.) и выбрать способ выделения (рис.3)

увеличить изображение
Рис. 3. Настройка параметров условного форматирования для дат

Выделение крайних значений

С помощью условного форматирования можно выделить максимальные или минимальные значения.

Название и содержание окна настройки параметров отбора зависит от выбранного принципа. Например, при выборе 10 первых элементов указать количество отбираемых значений, а также выбрать способ выделения (см. рис.5).

Форматирование с использованием гистограммы

Гистограммы помогают рассмотреть значение в ячейке относительно других ячеек. Длина гистограммы соответствует значению в ячейке. Чем она длиннее - тем выше значение.

Форматирование с использованием трехцветной шкалы

Цветовые шкалы помогают понять распределение и разброс данных. Трехцветная шкала помогает сравнить диапазон ячеек путем использования градации трех цветов. Уровень яркости цвета соответствует высоким, средним или низким значениям. Например, в красно-желто-зеленой шкале можно указать, что ячейки с высокими значениями будут зелеными, ячейки со средним значением будут желтыми, а ячейки с низкими значениями будут красными.

Форматирование с использованием набора значков

Набор значков используется для аннотирования и классификации данных по трем-пяти категориям, разделенным пороговым значением. Каждый значок соответствует диапазону значений. Например, в наборе значков красная стрелка вверх соответствует высоким значениям, желтая средняя стрелка, направленная в сторону, соответствует средним значениям, а зеленая стрелка вниз соответствует низким значениям.

Правила условного форматирования можно изменять и удалять.

Для удаления сразу всех правил условного форматирования в выделенном диапазоне или на листе щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная , выберите команду Удалить правила, а затем в подчиненном меню нужную команду (рис.11).

увеличить изображение
Рис. 11. Удаление правил условного форматирования

Для выделения всех диапазонов листа, к ячейкам которых применено условное форматирование в группе Редактирование вкладки Главная нажмите кнопку Найти и выделить и в меню выберите команду Условное форматирование (рис.12).

увеличить изображение
Рис. 12. Поиск ячеек с условным форматированием

Создание и оформление "Таблиц"

О таблицах

Данные, организованные на листе, можно оформить как "Таблицу". При создании таблицы можно анализировать ее данные и управлять ими независимо от данных за пределами таблицы. На листе можно создать любое количество таблиц.

Таблица может использоваться для быстрой сортировки, отбора, суммирования или публикации данных, содержащихся в ней.

С другой стороны, наличие таблицы на листе и в книге создает и некоторые проблемы. Так, например, таблицу нельзя структурировать. Нельзя использовать и автоматическое подведение итогов.

Создание таблицы

Таблица обычно создается на основе имеющихся на листе данных.

В результате будет создана таблица. В каждый столбец автоматически добавляется значок автофильтра. Автоматически будет отображена контекстная вкладка Работа с таблицами/Конструктор (рис.15).

увеличить изображение
Рис. 15.

Работа с таблицей

Помимо обычных инструментов, для работы с таблицей можно использовать элементы вкладки Конструктор (см. рис.15). Эта вкладка автоматически появляется при выделении любой ячейки таблицы и также автоматически скрывается при выделении любой ячейки вне таблицы.

Можно применить к таблице другой стиль оформления.

Для изменения стиля оформления таблицы можно также нажать кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили вкладки Главная и выбрать стиль оформления.

Во вкладке Конструктор в группе Параметры стилей таблицы (рис.17) можно настроить особенности параметров оформления таблицы.

увеличить изображение
Рис. 17. Изменение стиля оформления таблицы

Для включения или отключения строки заголовков установите или снимите флажок Строка заголовка .

Для включения или отключения итоговой строки установите или снимите флажок Строка итогов .

Для отображения специального форматирования первого столбца таблицы установите или снимите флажок Первый столбец .

Для отображения специального форматирования последнего столбца таблицы установите или снимите флажок Последний столбец .

Для различного отображения четных и нечетных строк в целях облегчения чтения установите или снимите флажок Чередующиеся строки .

Для различного отображения четных и нечетных столбцов в целях облегчения чтения установите или снимите флажок Чередующиеся столбцы .

Преобразование таблицы в диапазон

Таблицу можно преобразовать в обычный диапазон данных. Все установленное форматирование при этом сохранится.

Выделите любую ячейку таблицы.
Нажмите кнопку Преобразовать в диапазон в группе Сервис вкладки Конструктор (см. рис. 16 или рис.10.17).
В окне запроса на преобразование нажмите кнопку Да .

Использование стилей

О стилях

Использование стилей обеспечивает единообразие оформления данных и ячеек во всей книге, позволяет быстро устанавливать выбранный набор параметров форматирования, а также мгновенно изменять оформление всех ячеек, к которым применен один стиль.

Стилем называется набор параметров форматирования данных и ячеек: числовой формат; выравнивание; шрифт; граница; заливка; защита. Стиль не обязательно должен включать в себя все параметры форматирования.

При изменении параметров стиля автоматически изменяется оформление всех ячеек, к которым применен изменяемый стиль.

Для ячеек, к которым применен какой-либо стиль, можно применять также и любое другое оформление. Параметры оформления, установленные после применения стиля, не будут автоматически изменяться при изменении стиля.

Стиль сохраняется вместе с книгой, в которой он создан. Стили можно копировать из одной книги в другую.

Изменение стиля можно начать еще при его создании. Можно изменять стиль и тогда, когда он уже создан и применен.

После изменения стиля автоматически изменится оформление всех ячеек, к которым был применен изменяемый стиль.

Следует с осторожностью изменять стиль Обычный, поскольку именно этот стиль установлен по умолчанию ко всем ячейкам. Изменение стиля Обычный приведет к изменению оформления не только всех ячеек с данными, но и всех пустых ячеек, в том числе и во вновь вставляемых листах.

Удаление стиля

Из книги можно удалить любой стиль, как встроенный, так и пользовательский, кроме стиля Обычный.

Щелкните по кнопке Стили ячеек группы Стили вкладки Главная .
В галерее стилей (см. рис.18) щелкните правой кнопкой мыши по названию изменяемого стиля и в контекстном меню выберите команду Удалить .

Стили удаляются только из текущей книги. При создании новой книги она будет содержать все встроенные стили.

Отменить удаления стиля невозможно.

Для восстановления в книге встроенных стилей можно создать новую книгу, а затем копировать из нее все стили.

Применение темы

О темах

Тема - набор унифицированных элементов, определяющих внешний вид документа с помощью цвета, шрифтов и графических объектов.

Можно легко и быстро отформатировать весь документ, придав ему профессиональный и современный вид путем применения темы документа. Тема документа представляет собой набор вариантов форматирования, включающих цветовую тему (набор цветов), тему шрифтов (набор шрифтов заголовков и основного текста) и тему эффектов (набор линий и заливок).

Применение темы

Можно изменить тему документа, используемую по умолчанию, выбрав другую заранее определенную или пользовательскую тему документа.

Во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Темы и выберите тему документа (рис.21). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанным оформлением.

увеличить изображение
Рис. 21.

При выборе темы выделять какие-либо ячейки нет необходимости. Параметры темы будет применены ко всем листам книги.

Настройка темы

Можно изменить отдельные параметры оформления, характерные для выбранной темы.

Выбор темы определяет набор шрифтов (основного и для заголовков). Для изменения шрифтов темы во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Шрифты и выберите нужный набор шрифтов (рис.22). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанными шрифтами.

увеличить изображение
Рис. 22.

Выбор набора шрифтов не означает, что при оформлении нельзя использовать другие шрифты.

Для изменения цветового оформления темы во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Цвета и выберите нужный набор цветов (рис.23). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанными цветами.

увеличить изображение
Рис. 23.

Выбор набора цветов не означает, что при оформлении нельзя использовать другие цвета.

Пользовательские сохраненные темы отображаются в верхней части галереи тем (см. рис.21).

Копирование форматов

Копирование формата по образцу

Простейшим и наиболее быстрым способом копирования оформления одной ячейки на другие ячейки является использование кнопки Формат по образцу группы Буфер обмена вкладки Главная .

Предложенный способ пригоден для однократного копирования формата.

Если требуется многократно применять оформление выбранной ячейки, то необходимо два раза щелкнуть по кнопке Формат по образцу (щелкать надо быстро, чтобы кнопка осталась нажатой), а затем выделять разные фрагменты. Для окончания копирования формата нажмите клавишу Esc или кнопку Формат по образцу , чтобы она пришла в обычное состояние.

Копирование формата по образцу используют чаще всего при копировании оформления в пределах видимой части одного листа. Но этот способ можно использовать и для копирования оформления на другие листы и другие книги.

Копирование автозаполнением

Копирование автозаполнением используют при копировании оформления одной ячейки на рядом расположенные ячейки.

Параметры автозаполнения можно только в течение некоторого времени после копирования. При выполнении некоторых действий (сохранение файла, копирование и вставка ячеек и др.) кнопка исчезает, и воспользоваться копированием формата не удастся.

Копирование с использованием буфера обмена

Копирование форматов с использованием буфера обмена обычно используют при копировании оформления на ячейки других листов или книг.

Следует обратить внимание, что воспользоваться кнопкой Параметры вставки можно только в течение некоторого времени после копирования. При выполнении некоторых действий (сохранение файла, копирование и вставка ячеек и др.) кнопка исчезает, и воспользоваться копированием формата не удастся.

Копирование с использованием специальной вставки

Копирование форматов с использованием специальной вставки чаще всего используют при копировании оформления на ячейки других листов или книг. Этот способ несколько более трудоемок, чем с использованием буфера обмена и обычной вставки. С другой стороны, он более надежен, так как снижает риск вставки не только формата, но и данных из копируемой ячейки.

Очистка (удаление) форматирования

Можно удалить сразу все параметры оформления (числовые форматы, параметры выравнивания, параметры шрифта, заливки, границы и т. д.).

Выделение фрагментов таблицы

Чтобы выполнить какое-либо действие с группой ячеек, их необходимо сначала выделить. При этом фон всех ячеек, кроме первой, будет закрашен черным цветом. Но не закрашенная ячейка тоже будет выделена.

· Чтобы выделить одну строку, помещаем указатель мыши на номер строки на координатном столбце. Для выделения нескольких строк перемещаемся по координатному столбцу, не отпуская левую клавишу.
· Чтобы выделить один столбец, помещаем указатель мыши на букву на координатной строке. Для выделения нескольких столбцов перемещаемся по координатной строке, не отпуская левую клавишу.
· Для выделения нескольких ячеек перемещаемся по таблице при нажатой левой клавише.
· Выделение снимается щелчком в любом месте экрана.

Изменение размеров ячеек

В реальных таблицах, как правило, все столбцы имеют различную ширину. Существует несколько способов изменения размеров ячейки.

Если необходимо изменить размеры сразу нескольких ячеек, их необходимо сначала выделить.

1. Помещаем указатель мыши на координатную строку или столбец (они выделены серым цветом и располагаются сверху и слева); не отпуская левую клавишу мыши, перемещаем границу ячейки в нужном направлении. Курсор мыши при этом изменит свой вид.
2. Команда Формат - Строка - Высота и команда Формат - Столбец - Ширина позволяют определить размеры ячейки очень точно. Если размеры определяются в пунктах, то 1пт = 0,33255 мм.
3. Двойной щелчок по границе ячейки определит оптимальные размеры ячейки по ее содержимому.

Форматирование содержимого ячеек

Команда Формат - Ячейка предназначена для выполнения основных действий с ячейками. Действие будет выполнено с активной ячейкой или с группой выделенных ячеек. Команда содержит следующие подрежимы:

Число - позволяет явно определить тип данных в ячейке и форму представления этого типа. Например, для числового или денежного формата можно определить количество знаков после запятой.

Выравнивание - определяет способ расположения данных относительно границ ячейки. Если включен режим "переносить по словам" , то текст в ячейке разбивается на несколько строк. Режим позволяет расположить текст в ячейке вертикально или даже под выбранным углом.

Шрифт - определяет параметры шрифта в ячейке (наименование, размер, стиль написания).

Гганица - обрамляет выделенные ячейки, при этом можно определить толщину линии, ее цвет и местоположение.

Вид - закрашивает фон ячеек с помощью выделенного цвета или узора.

Защита - устанавливается защита на внесение изменений.

Команда применяется к выделенной или активной в настоящий момент ячейке.

Упражнение 2.1

1. Введите в любую ячейку текст 1 - 3 и нажмите клавишу Формат - Ячейка для определения в ячейке типа "Текст", это позволит ввести в ячейку любой набор символов.
2. Выделите три любых ячейки. Выполните обрамление ячеек синим цветом, пунктиром. Закрасьте фон ячейки желтым цветом.
3. Введите в ячейку любое слово. Режимом Формат - Ячейка - Граница расположите текст под углом 45 градусов.

Рис. 3. Вид окна команды Формат - Ячейка

Практическое задание 2

Создайте таблицу следующего вида на первом рабочем листе.

Таблица 2.

При создании таблицы примените следующие установки:

· основной текст таблицы выполнен шрифтом Courier 12 размера;
· текст отцентрирован относительно границ ячейки;
· чтобы текст занимал в ячейке несколько строк, используйте режим Формат - Ячейка - Выравнивание ;
· выполните обрамление таблицы синим цветом, для этого используйте режим Формат - Ячейка - Граница .

Сохраните готовую таблицу в папке Users в файле ископаемые.xls .

Изменение структуры таблицы

Команда главного меню Вставка позволяет добавить в таблицу строки, столбцы или ячейки. При этом необходимое количество строк, столбцов или ячеек нужно выделить. Следует помнить, что новые строки будут добавлены над выделенными строками, а новые столбцы - слева от выделенных столбцов. При добавлении ячеек появится окно диалога, в котором нужно определить, как поступить с существующими ячейками.

Упражнение 2.2

1. Добавьте над созданной таблицей две пустые строки.
2. Между первым м вторым столбцом добавьте новый столбец.

Заголовок таблицы

Для расположения заголовка по центру относительно границ таблицы существует специальная пиктограмма, которая называется "Объединить и поместить в центре". Предварительно выделяется группа ячеек над таблицей, при нажатии на данную пиктограмму они объединяются в одну и набираемый в ней текст центрируется.

Упражнение 2.3

Над созданной таблицей наберите заголовок "Полезные ископаемые" 14 размером, полужирным курсивом.

Приемы ввода и редактирования значений ячеек таблицы описаны в табл. 4.1.

Таблица 4.1.

Операция	Действия
Ввод в ячейку	Выделить ячейку, ввести значение, нажать Enter Выделить ячейку, ввести значение в поле строки ввода, нажать Enter
Переход в режим редактирования ячейки	Выделить ячейку, щелкнуть по ней мышью Выделить ячейку, нажать F2
Выход из режима редактирования ячейки	Нажать Enter Выделить другую ячейку Нажать Escape для отмены выполненных изменений ячейки
Редактирование ячейки	Отредактировать значение ячейки в строке ввода и нажать для подтверждения изменений Перейти в режим редактирования ячейки, изменить значение, нажать Enter

Способы выделения фрагментов таблицы приведены в табл.4.2.

Таблица 4.2.

Фрагмент	Действия
	Щелчок мыши по ячейке Установить маркер на ячейку при помощи клавиш управления курсором
Смежный блок ячеек	Удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместить мышь по диагонали выделяемого блока Выделить первую ячейку блока. Удерживая нажатой клавишу Shift, при помощи клавиш перемещения курсора переместить указатель в последнюю ячейку блока
Строка или столбец	Щелчок мышью по заголовку строки или столбца
Смежные строки (столбцы)	Удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместить мышь по заголовкам выделяемых строк (столбцов)
Несмежный смешанный фрагмент	Удерживая нажатой клавишу Ctrl, последовательно выделять ячейки, блоки ячеек, строки или столбцы
Вся таблица	Щелчок мышью по области выделения всей таблицы (пустой квадрат на пересечении заголовков строк и столбцов)

Для отмены выделения любого из перечисленных фрагментов достаточно либо щелкнуть мышью по любой ячейке таблицы, либо нажать какую-нибудь клавишу управления курсором.

Форматирование таблицы позволяет изменить ее внешний вид, добавить и удалить строки (столбцы), изменить размер строк и столбцов. Описание приемов форматирования содержится в табл.4.3.

Таблица 4.3.

	Действие
Вставка строки (нескольких строк)	Выделить строку, перед которой нужно вставить новую строку. Выбрать пункт меню Вставка/Новая задача (Вставка/Ресурс из следующего источника) или нажать клавишу Insert. Будет добавлено столько пустых строк, сколько было выделено Выбрать пункт контекстного меню выделенной строки Новыя задача (Новый ресурс)
Удаление строки (нескольких строк)	Выделить удаляемые строки и выбрать пункт меню Правка/Удалить задачу (Удалить ресурс или Удалить строку) выбрать Удалить задачу (Удалить ресурс или Удалить строку) из контекстного меню выделенных строк нажать клавишу Delete
Добавление столбца	Выделить столбец, слева от которого нужно добавить новый столбец. Выбрать пункт меню Вставка/Столбец (или Вставить столбец из контекстного меню выделенной области). В открывшемся диалоге в поле Имя поля выбрать параметр базы данных, значение которого должно отображаться в столбце, нажать Ok
Изменение данных, отображаемых в столбце	Выполнить двойной щелчок мыши по заголовку столбца. В открывшемся диалоге изменить содержимое поля Имя поля и выбрать тот параметр базы данных, значение которого должно отображаться в столбце
Удаление столбца	Выделить столбец и выбрать пункт меню Правка/Скрыть столбец (или Скрыть столбец из контекстного меню)
Перемещение строки (столбца)	Выделить строку (столбец). Навести указатель мыши на заголовок строки (столбца). Нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещать горизонтальную (вертикальную) полосу, обозначающую новое место строки (столбца). Отпустить мышь
Копирование строки (нескольких строк)	Выделить копируемые строки. Выбрать пункт меню Правка/Копировать задачу (Копировать ресурс, Копировать строку). Установить маркер в строку, перед которой следует вставить скопированные строки и выбрать пункт меню Правка/Вставить
Изменение высоты строки (ширины столбца)	Переместить при помощи мыши границу строки (столбца)
Форматирование шрифта	Выделить форматируемый фрагмент таблицы и установить параметры шрифта при помощи пункта Формат/Шрифт или при помощи панели инструментов Форматирование
Форматирование стилей	Выбрать пункт меню Формат/Стили текста. В открывшемся диалоге в поле Изменяемый элемент выбрать вид задач, ресурсов или фрагментов представления, текст которых будет форматироваться, после чего назначить формат шрифта и нажать Ok

Пример форматирования стилей на диаграмме Ганта. Здесь изменен формат шрифта заголовков строк и столбцов (полужирный курсив с подчеркиванием), вехам назначен зеленый цвет шрифта, фазам - синий, критическим задачам - красный. Помимо текста таблицы форматирование стилей позволяет изменять формат некоторых фрагментов представлений. Так изменен формат надписей на шкале времени: средний уровень шкалы имеет малиновый цвет, а нижний - оливковый (верхний уровень шкалы на рисунке не изображен).

ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР EXCEL. СРЕДСТВА ФОРМАТИРОВАНИЯ ТАБЛИЦ. ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЕ ФОРМАТЫ. УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ

Форматирование рабочего листа - это оформление табличных данных, находящихся на рабочем листе, с целью повышения их наглядности, улучшения визуального восприятия. Форматирование рабочего листа сводится к форматированию его ячеек, т. е. к определению параметров форматирования ячеек рабочего листа. Различают следующие параметры форматирования:

формат данных;
формат шрифта. Шрифт - это гарнитура, рисунок цифр и символов;
выравнивание содержимого ячеек;
обрамление ячеек. Рамка - это линия, очерчивающая ячейку или выделяющая одну из ее сторон;
палитра. Палитра - это совокупность используемых для оформления цветов;
узоры;
ширина и высота ячеек.

Форматы могут задаваться для активной ячейки или выделенного диапазона ячеек, до ввода данных или после него. Над форматами можно выполнять действия: применить, копировать, изменить.

Форматирование данных заключается в задании форматов чисел и текста. По умолчанию Excel вводит значе ния в соответствии с числовым форматом Общш. Значения отображаются в том виде, в каком они были введены с клавиатуры. При этом Excel анализирует значения и автоматически присваивает им нужный формат, например 100 - число 100, а 10:52 - числовой формат даты и времени.

Выбор формата данных осуществляется на вкладке Число диалогового окна команды Ячейки меню Формат. Поле списка Числовые форматы содержит категории форматов.

Для форматирования дробей и чисел с десятичной точкой в форматах используются следующие символы шаблонов:

# - символ указывает, что в данную позицию выводятся только значащие цифры, незначащие нули не отображаются. Например, ###,# 123,46 => 123,5; 0,12=>,1;

0 (ноль) - символ указывает на отображение незначащих нулей. Например, #,00 1,2=>1,20; 1=>1,00;

При использовании этого символа до или после десятичной точки вместо незначащих нулей отображаются пробелы. Например, ???,??? 1,2 => 1,2;

(пробел) - символ указывает на необходимость вставки пробела в качестве разделителя групп разрядов числа. Например, # ### 10000=>10 000;

Символ определяет положение десятичной точки.

Количество символов шаблона в формате определяет правила округления числа при выводе. Если дробная часть числа содержит больше цифр; чем символов шаблона в формате, то число округляется так, чтобы количество разрядов соответствовало количеству символов в шаблоне. Если целая часть числа содержит больше цифр, чем количество символов в шаблоне, то отображаются все значащие разряды. Если в формате целой части числа представлены только символы #, а число меньше 1, то число начинается с десятичной точки.

В числовом формате можно задавать цветовое представление значений. В этом случае первым элементом в шаблоне должен быть код цвета. Например, [синий] # ##0,00;[красный]-# ##0,00.==> все положительные значения будут выведены синим цветом, все отрицательные - красным.

В числовом формате можно задавать формат, используемый только для чисел, удовлетворяющих заданному условию. Условие должно состоять из оператора сравнения и значения, заключенных в квадратные скобки. Например, [красный][<1000]0;[синий][>1000]0 => все значения, большие тысячи, будут выведены синим цветом, остальные - красным.

Форматы даты и времени. Для форматирования данных типа данных и времени используются следующие символы:

Д - для отображения дней: Д - дни 1-31; ДД - 01-31; ДДД - Пн - Вс; ДДДД - Понедельник - Воскресенье.

М - для отображения месяца: М - 1-12; ММ - 01-1 12; МММ - янв - дек; ММММ - январь - декабрь; МММММ - первая буква месяца.

Г - для отображения лет: ГГ - 00-99; ГГГГ - 1900-9999.

Ч - для отображения часов: ч - 0-23; чч - 00-23.

М - для отображения минут: м - 0-59; мм - 00-59. ,

С - для отображения секунд: с - 0-59; cc - 00-59.

0 (ноль) - для отображения долей секунд: ч:мм:сс.00.

АМ/РМ - для отображения двенадцатичасовой системы.

Для отображения интервалов времени. Позволяет выводит значения, превышающие 24 часа, 60 минут или 60 секунд.

Форматы могут быть составными, т. е. иметь числовую и текстовую часть. Текстовая часть всегда является последней в формате. Символы шаблона:

"" \ - двойные кавычки или обратная косая черта указывают на необходимость вставки, начиная с позиции шаблона, текстовых символов, следующих за ним в формате. Например, 0,00р. «Излишки»;[красный]-0,00р. «Недостатки»;
@ - указывает, что начиная с этой позиции формата могут выводиться любые символы (текст);
* - указывает, что, начиная с позиции символа в формате, необходимо многократно вывести символ, следующий за * (пока столбец не окажется заполненным по ширине);
_ - символ подчеркивания, используется для выравнивания содержимого ячейки; вместо него проставляется пробел, по ширине равный следующему за ним символу.

Пользовательские форматы чисел, дат и времени . Если ни один формат вывода из стандартного набора не устраивает пользователя, он может создать свой пользовательский формат, сохранить его и применять. Пользовательский числовой формат создается путем описания его с помощью символов шаблона для отображения данных: числа, даты, времени, текста. Пользовательский формат может состоять из четырех частей (секций), которые разделяются знаком « ; ».

Формат полозк.чисел;формат отриц.чисел;формат нулевых знач.;текст

Можно указать пустую секцию, если для данного вида значений формат отсутствует. Для этого следует сразу ввести знак «;».

Условное форматирование - это форматирование вы деленных ячеек на основе условий, заданных числами и формулами. Предназначено для выделения данных. Если данные ячейки удовлетворяют заданным условиям, то к ячейке будут применены установленные форматы.

Критерий условного форматирования состоит из условных форматов. В критерии можно указать до трех условных форматов. Условный формат задается в виде условия:

<что сравниваем> операция сравнения <с чем сравниваем>

Параметр Что сравниваем может быть задан значением выделенной ячейки, формулой выделенной ячейки (формула должна начинаться с символа «=», результатом формулы должно быть логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ).

Параметр С чем сравниваем может быть задан константой или формулой. Формула должна начинаться с символа «=» и может содержать абсолютные и относительные ссылки.

Операции сравнения кроме всех известных операций содержат также операцию Между - для задания интервала значений, в который может попадать значение параметра Что сравнивать, и операцию Вне для указания интервала, вне которого может находиться значение параметра Что сравнивать.

В Excel существует возможность поиска ячеек, имеющих условный формат. Для этого следует:

Выделить любую ячейку или ячейку, имеющую условный формат;
выполнить команду Перейти меню Правка;
выбрать кнопку Выделение;
в диалоговом окне Выделение группы ячеек выбрать и установить переключатель Условные форматы;
для выделения всех ячеек листа, для которых заданы условные форматы, выбрать переключатель Всех;
для выделения ячеек листа с теми же условными форматами, что и активная ячейка, выбрать переключатель Этих же.

При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки таблицы, так как с каждой ячейкой связывается не только информация, которая в нее заносится, но и определенный формат. От формата зависят способ обработки данных и вид, в котором они будут представлены в ячейке: используемый шрифт, размер символов, способ выравнивания; для чисел – форма представления (с фиксированной или плавающей точкой), количество знаков после запятой и т.д.

Формат ячейки в отличие от значения или формулы не отображается на экране. Формат ячейки устанавливается отдельно и сохраняется даже в том случае, если ячейка пуста.

С ячейками, в которые еще не заносилась никакая информация, уже связаны определенные параметры формата, например, выравнивание текста по левой границе ячейки, а чисел – по правой и др. Программа Excelраспознает типы данных при их вводе в ячейку и форматирует данные в соответствии с параметрами, заданными по умолчанию.

С помощью специальных команд можно изменить формат как всей таблицы, так и отдельной ячейке или блока ячеек.

Для изменения первоначального форматирования ячеек можно использовать:

кнопки панелей инструментов Стандартная иФорматирования ;

команду меню окна ФОРМАТ  Ячейки;

команду контекстного меню Формат ячеек.

Команды меню окна ФОРМАТ  Ячейки и команда контекстного менюФормат ячеек выводят на экран диалоговое окноФормат ячеек . Диалоговое окноФормат ячеек содержит шесть вкладок, с помощью которых можно определить все параметры ячейки или выделенного диапазона ячеек: число, выравнивание, шрифт, граница, вид, защита.

На вкладке Число можно выбрать нужный формат для данных, введенных в активную ячейку или диапазон ячеек, - общий, числовой, денежный и др.

На вкладке Выравнивание задаются параметры расположения текста в ячейке: по горизонтали, по вертикали, ориентация (поворот текста, расположение текста в ячейке по вертикали).

На вкладке Шрифт задаются параметры символов для выделенного текста. Если необходимо отформатировать только часть содержимого ячейки, эту часть можно выделить с помощью мыши или клавишиShift и стрелок курсора.

Для оформления ячеек электронной таблицы линиями и рамкой используется вкладка Граница , а также кнопка панели инструментовГраницы .

С помощью вкладки Вид , а также кнопокЦвет заливки иЦвет текста можно оформить заполнение ячеек таблицы фоном: выбрать цвет и узор.

На вкладке Защита можно скрыть отображение введенных в ячейку формул, а также установить защиту ячейки – запретить изменение помещенных в нее данных. При этом нужно иметь в виду, что ячейки, для которых установлены эти параметры, могут быть блокированы или скрытытолько после установки защиты всего Рабочего листа (данной таблицы) или всей Книги. Эта защита (установка паролей на доступ и их отмена) выполняется с помощью командыСЕРВИС  Защита .

Анализ и обработка данных электронной таблицы

В табличном процессоре Excelсуществует широкий набор средств анализа и обобщения данных в электронной таблице. Доступ к этим средствам осуществляется, как правило, с помощью команд меню окнаExcelСервис иДанные .

Для выполнения многих операций обработки таблиц с помощью команд меню Данные достаточно установить курсор в любую ячейку списка таблицы. Для работы с частью списка требуется выделение необходимой области.

Excelпредоставляет разнообразные способы для автоматического обобщения и анализа данных:

автоматические вычисления;

средства для работы с базами данных и списками, позволяющие создавать, добавлять, удалять и находить записи в базах данных, осуществлять сортировку и фильтрацию (выборку) записей, работать с базами данных в режиме формы и с помощью специальных функций;

средства автоматического подведения общих и промежуточных итогов;

возможность создания и использования структуры таблицы;

средства для консолидации (обобщения) данных;

возможность создания и модификации сводных таблиц, отчетов и диаграмм;

средства условного анализа (анализа «что, если») (подбор параметра, надстройка Поиск решения, сценарии, таблицы подстановки);

различные надстройки, мастера, шаблоны, например, Мастер суммирования, подстановок, шаблонов, Мастер обновления связей, надстройка Пакет анализа и др.

Ограничимся рассмотрением лишь двух способов для автоматического обобщения и анализа данных (п.2, п.3).

Электронная таблица, все строки которой содержат однородную информацию, рассматривается как список или база данных. Термины база данных исписок вExcelиспользуются как синонимы. При этом нужно иметь в виду следующее:

каждая строка списка рассматривается как запись базы данных;

столбцы списков считаются полями базы данных;

заголовки столбцов считаются именами полей базы данных.

В Excelимеется набор функций, облегчающий обработку и анализ данных в списке. Для того чтобы электронную таблицу можно было обрабатывать с помощью подобных функций, данные в ней должны быть организованы следующим образом:

все строки таблицы должны содержать однородную информацию – во всех строках в одинаковых столбцах должны находиться однотипные данные;

заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка;

названия строк должны находиться в левом столбце списка;

в таблице не должно быть пустых строк и столбцов, в том числе и между заголовками и первой строкой данных. Первая пустая строка считается признаком конца списка.

К данным, организованным в виде списка, можно применять специальные функции, относящиеся к категории Работа с базой данных , и выполнять следующие операции:

добавлять, изменять и удалять записи;

находить записи;

сортировать записи;

осуществлять фильтрацию (и выборку) данных с помощью Автофильтра иРасширенного фильтра ;

подводить общие и промежуточные итоги и т.д.